Siamo entrati nella fase 2 dell’emergenza Covid19 e con questa informativa desideriamo ricordare quanto è necessario fare per riaprire o continuare a lavorare in sicurezza e a norma.
Questa documento è divisa in due parti:
– la prima parte riguarda alcuni chiarimenti e quanto è da farsi relativamente alla privacy;
– la seconda parte riguarda prevalentemente quanto è necessario fare per lavorare in sicurezza, seguendo le indicazioni Ministeriali e soprattutto dalla Regione Veneto.
Le informazioni che seguono devono essere considerate come indicazioni di massima e non esaustive, in quanto, dalla riapertura in poi ogni attività dovrà agire in modo personalizzato per evitare qualsiasi sanzione derivante dai numerosi controlli in corso.
Prima parte: chiarimenti e adempimenti sul fronte privacy
Partiamo dai chiarimenti: il giorno 28 aprile 2020 il nostro D.P.O. (Nicola Ghinello) ha partecipato alla riunione (videoconferenza) tra i vari D.P.O. italiani (ASSODPO) ed esponenti del Garante Privacy. Da questa riunione sono emerse di fatto le cose che sono necessarie affinché i dati siano trattati correttamente in questo periodo di emergenza.
Ricordiamo a tutti che il Regolamento Europeo non è stato in nessun modo ‘stoppato’ in questo particolare periodo, anzi, è divenuto di particolare importanza nel trattamento di dati personali.
Inoltre, il Garante Italiano in più occasioni ha indicato di NON procedere con iniziative “fai da te” nella raccolta dei dati.
Cosa si deve fare: ogni attività, per essere a norma, dovrà predisporre nel registro dei trattamenti una nuova tipologia di trattamento che identifichi i trattamenti legati al COVID-19.
Questo comporta quanto segue:
• dev’essere rivisto il registro dei trattamenti per prevedere la nuova tipologia ‘COVID19’;
• devono di conseguenza essere rielaborati: l’analisi dei rischi, il piano di gestione dei rischi;
• si devono apportare le idonee modifiche al GDPR aziendale;
• si deve provvedere alla nomina di uno o più incaricati/autorizzati ai trattamenti ‘COVID19’;
• questi incaricati vanno formati relativamente al nuovo incarico;
• dev’essere predisposta un’idonea informativa integrativa alle standard.
In aggiunta a quanto indicato, nel caso di lavoratori in ‘SMART WORKING’ l’attività deve prevedere una serie di controlli da effettuarsi insieme al responsabile informatico per vedere se ci sono particolari problematiche di sicurezza da risolvere.
A tutti i lavoratori in ‘SMART WORKING’ va consegnata una lettera di incarico/autorizzazione ed un piccolo manuale d’uso con le regole di comportamento (in pratica devono essere responsabilizzati).
Quanto predisposto per la gestione dei lavoratori in ‘Smart Working’ dev’essere indicato anche nel GDPR aziendale.
Come potete constatare ci sono delle cose da implementare per essere a norma e quindi per non rischiare inutili multe o richieste di risarcimento da terzi.
Consiglio: se non avete ancora provveduto alla redazione di quanto necessario alla gestione della Privacy Europea questo è il momento di farlo in quanto le indicazioni riportate sopra sono da considerarsi ‘integrative’ alla documentazione principale prevista dal Regolamento Europeo n. 679/2016 (Privacy Europea). Gli ispettori che stanno visitando le varie attività potrebbero chiedere di vedere anche tale documentazione principale.
Seconda parte: cos’è necessario fare per lavorare in sicurezza, seguendo le indicazioni date dal Governo e soprattutto dalla Regione Veneto
Come anticipato nella nostra mail informativa trasmessa a tutti di recente la Regione Veneto attraverso il Progetto “FASE 2 – Riapertura delle Attività Produttive” ha predisposto un “Manuale per la riapertura delle attività produttive – Indicazioni operative per la tutela della salute negli ambienti di lavoro non sanitari”, che di fatto detta le regole da seguire per garantire il più possibile alle aziende di lavorare in sicurezza.
Questo manuale si basa sul nuovo PROTOCOLLO CONDIVISO del 24 Aprile 2020 che sostituisce il precedente del 14 Marzo 2020 che vi abbiamo trasmesso con una nostra informativa precedente.
In pratica bisogna seguire quanto indicato nel manuale predisposto dalla Regione Veneto e, per ciò che in questo non é indicato, si deve vedere il Protocollo condiviso del 24 Aprile 2020.
Se desideri avere una copia dei documenti citati nonchè dell’Ordinanza della Regione Veneto del 04 Maggio con i vari allegati contattaci, sarà per noi un piacere provvedere.
05/05/2020
